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Este artículo describe a grandes rasgos nuestra filosofía, antecedentes, trabajo de investigación, observación (in situ) y análisis realizado (en forma permanente) para formular una propuesta de valor que satisfaga las expectativas, de respuestas a las preguntas y soluciones a los problemas del día a día de nuestros clientes. En ningún momento pretende imponerse como un modelo a seguir, sino servir de guía al momento de iniciar en su camino (de sentar las bases de su empresa) hacia el logro de su independencia financiera, y acompañarlo a lo largo de la hoja de ruta para que esta sea transitada de manera adecuada a la realidad. Al centrarse inicialmente en aspectos generales que se van desagregando con profundidad sin rayar en aspectos tan técnicos que impidan la fácil aplicación de los conceptos, nos asegura que se podrán cubrir en forma apropiada los principales tópicos, lo cual contribuirá a minimizar el riesgo y al mismo tiempo aumentar sus posibilidades de éxito. Contenido del artículo [hide] 1. Antecedentes 2. Investigación 1. Hallazgos e interpretación: 1. Falta de capacitación 2. Dificultad para acceder al crédito 3. La informalidad 4. Ausencia de acompañamiento 3. Propuesta de valor 4. Hoja de ruta 1. Principales Etapas 1. Planeación 2. Formalización 3. Desarrollo 4. Escalabilidad 5. Sugerencias Antecedentes Durante la crisis de 2008, Costa Rica al igual que el resto de la economía mundial se vio inmersa en medio de una recesión económica. La consecuencia en la economía real, como era de esperarse, fue la contracción de la actividad productiva, lo cual produjo un efecto dominó (disminución en la importaciones y exportaciones, contracción del sector construcción, contracción de la cartera crediticia, caída de la visitación turística, cierre de empresas, aumento en la tasa de desempleo, aumento en la morosidad crediticia, incremento de la pobreza y de la inseguridad ciudadana) afectando de una u otra forma a empresas y población. Con mucha tristeza pude ver desde primera fila cómo muchas personas dejaron sus emprendimientos y otras tantas cerraron sus micro y pequeñas empresas, renunciando a sus sueños y en la mayoría de los casos experimentando pérdidas y quedando con deudas. Con base en esta tesitura decidí investigar que hacía a estas personas y empresas tan vulnerables a los cambios en la economía, y así poder brindarles de mejor forma mis servicios de asesoría y consultoría. A lo largo de los años hemos tenido la oportunidad de colaborar con distintas personas y empresas (provenientes de muy diversos ramos del sector productivo) en distintas áreas (prefactibilidad, organización planeamiento, ejecución, formalización, control, replicación y escalabilidad) según sus necesidades particulares. En cada caso les hemos ayudado a adquirir las destrezas y herramientas necesarias para coadyuvar en la toma de decisiones, así como recomendaciones para optimizar sus procesos, organización y políticas. Todo esto con el fin de corregir problemas actuales y aumentar las posibilidades de éxito en sus actividades futuras. Investigación Originalmente la investigación se centró en determinar las causas de la fragilidad de los emprendimientos, micro y pequeñas empresas ante un cambio abrupto en la situación económica del país. Sin embargo, a medida que se reunía y analizaba información del Banco Central, Ministerio de Hacienda, Ministerios de Economía, Ministerio de Salud, Unión de Cámaras, Gobiernos Locales y testimonios de afectados entre otros, se evidenció que dicha fragilidad era inherente a este tipo de iniciativas y que el cambio en la situación económica no había hecho más que desnudar las falencias que siempre habían existido. Es decir, muchas de estas unidades económicas no estaban preparadas para cambios en su status quo debido a que mostraban carencias en ciertas áreas. Hallazgos e interpretación: Falta de capacitación Un alto porcentaje de las empresas que enfrentaron problemas eran gestionadas por sus dueños, los cuales en la mayoría de los casos tenían cierto grado de formación en su área profesional, pero no en administración, dígase: finanzas, contabilidad, mercadeo, marketing digital, ventas, negociación con proveedores, política de precios, etc. Lo cual demuestra que llevar adelante una empresa no es suficiente tener mucha motivación, facilidad para detectar oportunidades de negocio o para determinar necesidades insatisfecha en el mercado. “Si no somos conscientes de nuestras limitaciones esto puede dar al traste con nuestros sueños, tiempo y recursos.” Manuel Arce-Moya. En la mayoría de los casos, los grandes empresarios comenzaron siendo emprendedores con una idea de negocio, sin embargo, muchas de esas ideas nunca vieron la luz, ya sea porque estos no se animaron o porque no lograron ser plasmadas y gerenciadas en forma correcta. Dificultad para acceder al crédito La mayor parte de dichas empresas no se encontraban bancarizadas, esto principalmente debido a que eran gestionadas a título personal (es decir, no existían como persona jurídica). Así las cosas, no tuvieron la posibilidad de acceder a líneas de crédito bancario que les permitiera financiar su actividad productiva, lo cual obligó a los dueños a financiarse mediante la inversión de recursos propios, usar los fondos de sus tarjetas crédito (personales) o pedir dinero prestado en el mercado informal. Lo que significa pagar, por estas últimas dos opciones, tasas de interés astronómicas que les representaba una excesiva carga financiera en su estructura de costes y les limitó el margen de maniobra para enfrentar una disminución de sus volúmenes de ventas. La informalidad Una de las principales características que comparten estas empresas, es que la mayoría de ellas nacieron como pequeños emprendimientos unipersonales o familiares, fueron creciendo y comenzaron a tomar forma de negocio, pero no de negocio formal. Más bien se mantuvieron siempre bajo el nombre del dueño (persona física) y nunca dieron el salto la formalización, lo cual implicaba como mínimo inscribirse (a título personal) ante el Ministerio de Economía, el Ministerio de Hacienda y la Seguridad Social. Una práctica común, que compartían muchas empresas, era no dar factura por sus productos o servicios con el fin de no reportar las ventas y así reportar menos utilidad y por ende pagar menos impuestos. Esto en el mejor de los casos, ya que en un alto porcentaje los dueños no estaban inscritos ante el Ministerio de Hacienda. Ausencia de acompañamiento Como consecuencia directa de la informalidad, dicha empresas no tuvieron la oportunidad de favorecerse de los múltiples programas gubernamentales y privados que buscan ayudar a los emprendedores, micro y pequeñas empresas. Dichos programas son ofrecidos en su mayoría por las Universidades Públicas, Ministerio de Economía y Fundaciones que ofrecen incubación de empresas, capacitación gratuita, acompañamiento, capital semilla e incluso créditos no reembolsables. Propuesta de valor Con base en los resultados de la investigación, la interpretación de los resultados, nuestra experiencia brindando servicios financieros y el conocimiento de los problemas que día a día enfrentan las pequeñas empresas, decidimos enfocarnos en la formación integral de los dueños o gerentes de dichas empresas. Así las cosas, nuestra visión y misión se enfocan en ayudar a los empresarios y personas con ideas de negocio a formarse, adquirir las destrezas y aprender a utilizar las herramientas que le proporcionen la información indispensable para una mejor toma de decisiones. Al igual que las personas, los negocios también tiene etapas de vida, por tanto, no todos los negocios se encuentran en una misma etapa empresarial, algunos pueden ser solamente una idea que ronda por la cabeza de un empleado que desea independizarse (ser su propio jefe) con el fin de mejorar su calidad de vida y obtener independencia financiera, otros pueden estar dando sus primeros pasos, mientras que otro grupo quizá ya esté inmerso en su actividad productiva. “Cuando estamos iniciando un negocio lo que más tenemos es: ilusión, entusiasmo y ganas, los recursos (de todo tipo) no siempre son abundantes y en la mayoría de las ocasiones más bien son escasos”. Con el fin de ilustrar el camino que debe seguir toda persona que desea (o ya se encuentra en camino) iniciar su propio negocio o formar una empresa, seguidamente esbozamos la hoja de ruta recomendable a seguir. Hoja de ruta Lo hoja de ruta no es otra cosa que el mapa con el cual nos guiaremos a través de las distintas etapas por las que tendrá que pasar (o está pasando actualmente) su negocio o emprendimiento, las cuales van desde “la idea original” hasta tener una empresa que pueda ser “escalable”. Principales Etapas Planeación La planeación (planificación) es formular los objetivos (generales y específicos) y organizar las acciones requeridas utilizando los recursos (de distintos tipos) disponibles para el logro de dichos objetivos. “Como dicen por ahí, todo se construye al menos dos veces la primera en su cabeza y la siguiente en la realidad “. Autor desconocido. Por tanto, cuando hablamos de una empresa o emprendimiento tiene que ver con definir de antemano: objetivos, idea de negocio, plan/modelo de negocio, propuesta de valor, validación de producto/servicio y mercado, financiamiento, inversión inicial, costes preoperativos y de operación, flujo de caja, organización de las finanzas, costo de productos/servicios, punto de equilibrio, organización de instalaciones físicas y manejo del talento humano entre otros. Formalización Llevar a la formalidad una actividad productiva conlleva cumplir con varios aspectos legales y normativos que la regulan (esta varía según el país), lo cual no deja de significar una inversión de tiempo y recursos. Para lograr dicha formalización se deben seguir una serie de pasos y cumplir con ciertos requisitos tales como: creación de una figura legal, registro ante instituciones gubernamentales (Ministerio de Hacienda, Ministerios de Economía, Seguro Social), cumplimiento de tramitología para obtener permisos y patentes (ante Gobiernos locales, Ministerio de Hacienda, Seguro Social, Ministerio de Salud), inscripción ante (Instituto Nacional de Seguros, Registro de la Propiedad, Bancos, Ministerio de Economía), todo con el fin de cumplir con la legislación vigente. Desarrollo Es en esta etapa donde se debe consolidar y hacer crecer el negocio mediante la correcta gestión de áreas como: finanzas, contabilidad, producción (ya sea productos o servicios), comercialización, mercadeo, marketing digital, talento humano. Acá es, donde se debe aplicar en forma práctica los conocimientos y experiencia prácticas en las distintas áreas, con el fin de lograr la mejor combinación de recursos financieros, materiales y humanos que permitan lograr los objetivos empresariales (principalmente la utilidad). Objetivos que de antemano deben haber sido interiorizados por los colaboradores y estos han alineado sus objetivos personales a los de la organización. Si se realiza de buena manera, el negocio crecerá y se podrán obtener buenos resultados. Escalabilidad Desde el punto de vista empresarial, la escalabilidad puede ser vista, principalmente, desde dos aristas, la primera es la capacidad de un negocio de enfrentar el crecimiento sin perder control (en su administración) o calidad (en sus productos o servicios), la segunda es la capacidad de dicho “modelo de negocio” para poder replicarse como “modelo probado” ya sea para crear otra empresa o bien explotarse por medio de la modalidad de franquicia. Por tanto, se debe ser muy cuidadoso ya que un crecimiento desordenado, sin planificación, sin tomar en cuenta el mercado, la legislación y la situación económica del país o región, puede llegar a causarnos más dolores de cabeza que satisfacción. “La escalabilidad, término tomado en préstamo del idioma inglés, es la propiedad deseable de un sistema, una red o un proceso, que indica su habilidad para reaccionar y adaptarse sin perder calidad, o bien manejar el crecimiento continuo de trabajo de manera fluida, o bien para estar preparado para hacerse más grande sin perder calidad en los servicios ofrecidos.“ Wikipedia. Sugerencias Si está usted a punto de iniciar su emprendimiento, o el negocio ya se encuentra en marcha, pero no está teniendo los resultados esperados, seguidamente le dejamos algunos apuntes. • Realice un inventario objetivo de sus capacidades, aptitudes y conocimientos, de esta forma podrá determinar en qué áreas requiere ayuda. • ¿Está siguiendo una hoja de ruta o algo similar?, recuerde que: ¡si no sabemos hacia dónde vamos; a cualquier destino llegaremos! • ¿Es indispensable que su negocio inicie completamente formalizado, o puede iniciar cumpliendo los requerimientos mínimos?, no se complique más de lo necesario. • Según el tipo de negocio, lo mejor es tratar de realizar la menor inversión posible al inicio, puede adquirir equipos de segunda mano, alquilar un local accesible, buscar los mejores precios para las materias primas o productos terminados, etc. • Investigue respecto de los distintos tipos de financiamiento existentes, en el mercado, para negocios como el suyo. • Calcule sus costos preoperativos o en su defecto su estructura de costos fijos mensuales para mantener el negocio funcionando, así podrá determinar su punto de equilibrio. • Infórmese sobre los distintos programas de apoyo a iniciativos como la suya y los requisitos que debe cumplir para acceder a dicha ayuda. • No existe un plan perfecto, con esto no quiero decir que no se deba planear bien un negocio tomando en cuenta las variables críticas. Pero una cosa en planear y otra es no pasas a la acción por exceso de planificación. “La capacitación no debe ser vista como un gasto, sino como: “una inversión que le ayudará a no perder el tiempo, y a minimizar el riesgo de cometer errores, que, además terminarán por hacerlo perder el sueño y su dinero”. Manuel Arce-Moya.